Vivimos en una época en la que –con tantas distracciones, acceso a información y trabajos demandantes– difícilmente encontraremos a una persona que no necesite organizarse mejor. Incluso las personas que parecerían tener una vida ordenada constantemente buscan nuevas formas de sentirse en control de su día a día.
Por eso, nos dimos a la tarea de platicar con las personas más organizadas que conocemos para aprender un poco de ellos.
Aquí algunos consejos para ser una persona organizada.
Cada mañana, antes de empezar tu día laboral, piensa en las tres cosas que debes lograr ese día y escríbelas en tu agenda. Deja que sean tu hilo conductor para toda tu jornada.
En la era del multitask, nos hemos convertido en personas que empiezan todo y no terminan nada, o bien, que quieren abarcar tanto en tan poco tiempo que no dan lo mejor de sí mismas. Es difícil concentrarse en una cosa, sobre todo si eres parte del mundo corporativo y tienes que responder a muchas personas. Sin embargo, ayuda ser honesto con el grado de prioridad de las cosas que te piden, y atender en el momento sólo lo que es urgente.
El bote de basura –ya sea físico o digital–es tu amigo. Tira todo lo que ya no necesites. Recuerda que tener cosas innecesarias que organizar sólo es una pérdida de tiempo que, además, hace que tu espacio se sienta más saturado. De manera similar, guarda todo lo que no estés usando en el momento.
Es increíble ver la cantidad de agendas que se quedan casi en blanco después de un par de meses de uso. No seas de ese club y usa la tuya todos los días para anotar tus fechas de eventos y lista de cosas que hacer. Si usas una agenda física, considera también tener una versión digital que se sincronice en todos tus dispositivos.
La vida es más que un trabajo, y si quieres ser una persona organizada, debes hacer lo propio con tu tiempo fuera de la oficina. Usa todos estos recursos para poner en orden tus compromisos sociales, los deberes de tu casa y cualquier otra cosa que te ocupe tiempo y espacio.
Antes de querer quedar bien con los demás, elige quedar bien contigo. No te metas en compromisos que no te emocionan o que te quitan tiempo para algo importante. Aprende a decir que no (y desde el primer momento. Así te ahorras el tener que buscar excusas para zafarte).
Si eres una persona visual, establece códigos de color en tu calendario para minimizar tus tiempos de búsqueda. Asigna un color para señalar las cosas urgentes, uno para señalar las cosas que dependen de alguien más, otro para cumpleaños que tengas que recordar, otro para las compras… busca los criterios que a ti te funcionen.
Un error común es asignarle una fecha de entrega o una fecha límite o específica a cada pendiente, y aunque parece una idea inteligente, eso no va a hacer más que estresarte. Si no TIENES que ir al súper el miércoles, no lo anotes en tu agenda ese día. Aprende a manejar una lista de pendientes atemporal. Deja tu calendario para las actividades fijas, como fechas de entrega de proyectos o cumpleaños.
A veces parece que la tecnología nació para esclavizarnos y no para ayudarnos. ¿No dejan de llegarte notificaciones de correo electrónico? Desactívalas o configúralas para que salgan con menor frecuencia. Así te concentrarás mejor en tu tarea del momento.
No seas el rey del micromanagement. Confía en que los demás saben hacer su trabajo y deja de tratar de resolver las cosas que no te corresponden.
