El método japonés que prohíbe hacer todo a la vez
Correos, llamadas, mensajes de WhatsApp, juntas, proyectos… si realizas todas estas actividades de forma simultánea correspondes al grupo de personas que aplica el método multitasking o multitarea. ¿Sus riesgos? Iniciar el día con mil planes y terminarlo distraído, concentrado en tareas que no urgen y procrastinando.
A lo largo del tiempo se han desarrollado un montón de sistemas para ser más productivo. Uno de ellos es el método japonés Kanban, su objetivo principal es lograr que quienes lo practiquen dejen de intentar hacer todo al mismo tiempo y se concentren en tareas pequeñas.
La multitarea es imposible de aplicar, el Kanban no
Cuando una persona intenta atender una llamada, escribir un correo y de paso contestar en un grupo de WhatApp sólo logra una cosa: ser menos eficiente en cada una de estas tareas.
"La multitarea no es humanamente posible", explica Earl K. Miller, profesor de neurociencia en el Massachusetts Institute of Technology, en entrevista para The New York Times.
El método Kanban desde sus inicios ha funcionado para mejorar la productividad, sin drenar la energía de quienes aplican el método.
Taiichi Ohno, un ingeniero industrial de Toyota, desarrolló el Kanban a finales de la década de los 40 para mejorar la eficacia de los empleados. El nombre del método proviene de la palabra japonesa kanban que significa letrero. Además, está basado en el sistema de producción "justo a tiempo".
¿Cómo funciona?
En realidad no es complicado. El Kanban personal trabaja con dos principios: visualizar el trabajo y limitar el número total de tareas que realizas.
Para aplicarlo sólo necesitas tarjetas (que en la actualidad podrían reemplazarse con post-its) y un tablero o pared para acomodarlas. La clave es que las tengas en un lugar visible.
El método consiste en crear tres columnas: pendientes, tareas en curso y terminado. En cada una de las tarjetas escribes una actividad que debas realizar y las vas moviendo conforme al status en el que se encuentren. La regla principal es que no haya más de tres tarjetas en la columna de tareas en curso, con esto te aseguras de no intentar hacer todo a la vez.
. @patrickwied on going low-tech with productivity tracking: http://t.co/BwqnzYtwkB // love the personal kanban :) pic.twitter.com/m86QM4awXs
— Ben Drucker (@bendrucker) 31 de mayo de 2014
Al final, el propósito del método es que cada persona tenga mayor control de lo que hace y parece que ha funcionado… no sólo por los altos niveles de productividad en Japón, sino porque diversos programas de software como el Pivotal Tracker y Trello han adaptado el Kanban en sus sistemas.
